Tietosuojaseloste

1. Terveydenhuollon toimintayksikkö

Hammastieto.fi Oy, Kasarmikatu 28c17 00130 Helsinki

Hammastieto.fi Oy:n asiakasrekisteri on käytössä osittain vain tapahtuvan ajanvarauksen suhteen toimintayksikössä käytössä niiden terveyshuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina asiakasyrityksen tiloissa. Muuten Hammastieto.fi Oy:n asiakasrekisteriä ei jaeta muille käyttäjille tai yrityksille.

Hammastieto.fi Oy vastaa ylläpitäjän ominaisuudessa ajanvarausjärjestelmästä, ja lähettää ajanvaraustiedot potilasjärjestelmän ylläpitäjälle.

HammasOskari Oy vastaa tilaajan ominaisuudessa potilastietojärjestelmän teknisestä ylläpidosta ja tietoturvasta. Potilastietojärjestelmän on toteuttanut Entteri Oy.

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Ville-Pekka Paalasmaa
ville@hammastieto.fi

3. Rekisterin nimi

Hammastieto.fi Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakasrekisteriä käytetään osittain näyttämään toteen Hammastieto.fi Oy:n kautta tapahtuneet ajanvaraukset asiakasyrityksille sekä markkinointiin ja uudelleenmarkkinointiin asiakkaille.

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritetty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.

5. Asiakasrekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjän hoidossa olevat/olleet asiakkaat: 

Potilaan nimi
Yhteystiedot
Ajanvaraustiedot
Hoitoontulosyy
Potilaan sukupuoli
Potilaan ikä

Potilastiedot kerätään ensisijaisesti häneltä itseltään ajanvarausta tehdessä.  

6. Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen

Asiakastietoja voidaan luovuttaa sivullisille vain asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella. Ajanvarausta tehdessä potilastietoja luovutetaan sille asiakasyritykselle, mitä potilas antaa ajanvarausta tehdessä. Nämä tiedot välitetään yhä edelleen sille terveydenhuoltoyksikölle, jonne potilas tekee ajanvarausta.  

Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, potilaan suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä 3 muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.  

Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pää- sääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä. Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta. Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.

Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten on voimassa, mitä siitä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa, terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetussa laissa (556/1989) ja henkilötietolaissa. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Asiakastietojen suojaamisen yleiset periaatteet

Lainsäädännön yleiset periaatteet: – Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ilman potilaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Potilastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa:

Potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä 
Potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla
Potilastietojärjestelmässä olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja
Salasanoilla sekä o
Potilastietojen käyttöä valvotaan

8. Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat asiakastiedot. (Henkilötietolaki (523/1999) 26 §).  Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja se voidaan evätä ainoastaan poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun tiedon antamisesta aiheutuu vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka muun oikeuksille. Tarkastuspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Rekisteröidylle varataan ilman aiheetonta viivytystä tilaisuus tutustua hänestä rekisteriin talletettuihin tietoihin.  Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy tietojen antamisesta, kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut vastausta rekisteröidylle.

Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

9. Tiedon korjaaminen

Sinulla on oikeus vaatia tietojesi oikaisemista, poistamista tai täydentämistä, mikäli potilasrekisteri sisältää sinua koskevia henkilötietoja, jotka ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita. (Henkilötietolaki 29 §). Korjauspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Pyyntö on perusteltava.

Tiedon korjaamista ei kuitenkaan saa suorittaa potilaan vaatimalla tavalla, jos tieto potilaan tutkimuksen tai hoidon kannalta arvioiden on tarpeellinen/välttämätön ja tiedon tallentamiselle on lain mukaiset perusteet. Hoitovastuuseen liittyvien syiden vuoksi on terveydenhuollon rekistereissä säilytettävä myös aikaisempi tieto asianmukaisin korjausmerkinnöin (Sosiaali- ja terveysministeriön (”STM”) asetus potilasasiakirjoista 289/2009).

Hammastieto.fi Oy